「お世話になっております」って言いがちだけど…!? 絶対にやってはいけないメールでの“マナー違反”4選

ビジネスで必要不可欠なメールでの連絡。メールで気遣いや心配りができると、クライアントから好印象を持たれることも多いでしょう。一方で、失礼なメールを送ってしまうと、ビジネスがスムーズに進まない場合も。

そこで今回は、マナー講師の筆者が、好感度が下がってしまうメールでの“NGマナー”をご紹介いたします。

「お世話になっております」を連発する

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「お世話になっております」はビジネスメールの常套句ですね。しかし、初めてメールを送る場合や、1日に何度もやり取りをする場合に使用すると、好感度が下がることもあるので気をつけましょう。

初めてメールを送る相手には「突然のメールで失礼いたします」のような挨拶がおすすめです。また、1日の中で複数回やり取りをしている場合は、その都度「お世話になっております」から始まると、テンプレート感が強く機械的な印象になりかねません。このような時は、「度々申し訳ございません」や「ご返信ありがとうございます」などのように言い換えることができると、気遣いのできたワンランクアップのメールになるでしょう。

メールの終わりも「宜しくお願い致します」などでテンプレート化させずに、内容に応じて、「ご検討いただけますと幸いでございます」や「ご不明な点がございましたらお知らせいただけますと幸いでございます」、「お目にかかれることを楽しみにいたしております」などに言い換えると、暖かみを感じるメールになりますよね。

内容が分かりづらい「件名」を付ける

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内容が分かりづらい“件名”は、配慮に欠ける印象になるので注意が必要です。例えば、「ありがとうございました」や「先日話した件」のような件名は、迷惑メールに振り分けられる可能性も高く、メールを探す手間が生じてしまいます。

膨大なメールの中で、目に留めてもらうためには、内容が分かりやすい件名にしましょう。

分かりやすい件名にするポイントは、具体性をできるだけ高めることにあります。例えば、「〇月〇日のアポイントメントについて」や「A案件のプレゼン資料を送付いたします」のように、一目で何を伝えるメールなのかが分かるといいですね。

宛名に「(株)」を使う

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メールでも宛名は必ず記入します。ついついやってしまうのが、“株式会社”を“(株)”と略してしまうことでしょう。

先方の社名を勝手に略す事は大変失礼に当たりますし、手抜きな印象を与えかねません。相手の名刺やメールの署名欄を確認し、正式名称で入力しましょう。

間違った敬語を使う

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「すみません」は謝罪にも感謝にも使うことができる便利な言葉ですが、曖昧さもあるので避けましょう。謝罪の際は「申し訳ございません」と伝え、感謝の際は「ありがとうございます」を使うといいでしょう。

「お世話様です」は「お世話になっております」を簡略にした言い方です。また、労いの意味も含まれており、目上の方に目下の者から労いの言葉を伝えることも失礼に当たるため、ビジネスシーンでは使わない方がいいですね。

「取り急ぎご連絡まで」もよく使われますが、「取り急ぎ」という表現が慌ただしい印象で雑な対応に感じることもあります。「まずは、ご連絡まで」と言い換えると、次に繋がるイメージが湧くので好感を持っていただけるでしょう。

他にも、「お体にご自愛ください」は誤った表現です。「自愛」に「体を大事にする」という意味が含まれていますので、「ご自愛ください」と伝えるのが正解です。

【関連記事】「もしもし」はNG…!? ベテランも新入社員がやりがち“マナー違反”3選

 

いかがでしたか? メールはビジネスでは欠かせないツールです。一方的に伝えたいことを送るのではなく、相手に「読んでいただく」ことを意識したメールを送ることで好感度をアップさせましょう。

【画像・参考】
※fizkes・fizkes・Alexandra Rotanova・Who is Danny・polkadot_photo/Shutterstock

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